Agenderen vs. Minute: wat is nu het verschil?

We krijgen regelmatig de vraag waarom we twee verschillende vergader-oplossingen aanbieden bij Decos. Aan de ene kant kennen veel JOIN gebruikers de mogelijkheid tot Agenderen. En dan bieden we daarnaast ook nog een Minute-app. Dat schept wat onduidelijkheid, en daar houden we niet van. Daarom zetten we het verschil even op een rij voor je.

Agenderen: voor formele vergaderingen

Agenderen is een welbekende functie binnen JOIN, die gericht is op het formele deel van vergaderingen, zoals raadsvergaderingen. Binnen de module Agenderen stelt een gebruiker (bijvoorbeeld een secretaris of een notulist) de agenda op, van de punten die besproken worden tijdens een raadsvergadering. Dit gebeurt allemaal binnen de vertrouwde omgeving van JOIN, waarbij de bijbehorende documentatie ook uit JOIN wordt gehaald en gedeeld wordt met de juiste mensen. Omdat niet iedereen toegang mag of hoeft te hebben tot bepaalde documenten of agendapunten, heeft Agenderen de mogelijkheid om rechten toe te wijzen wie wat wel mag inzien, en wie niet. Functies die Minute bijvoorbeeld niet heeft.

Minute: voor snellere meetings

Minute richt zich juist meer op de lagen onder raadsvergaderingen, zoals korte meetings, stand-ups en bijeenkomsten. Vergaderingen waarbij de aanwezigen minder te maken hebben met rechten en protocollen, en juist meer snelheid in het proces willen en toegang tot de juiste documenten. Het is een all-in-one oplossing die het hele proces rondom een meeting regelt: van voorbereiding en toegang tot de juiste documenten vóór de vergadering, het notuleren tijdens de meeting, tot en met het delen van de besluiten en taken na de meeting. Minute maakt het hele proces inzichtelijk en makkelijk — met zelfs een functie tot het inplannen tot vervolgmeetings die direct gesynchroniseerd worden met bijvoorbeeld je Outlook-agenda.

Het verschil

Steeds meer organisaties en ook gemeentes werken op een snelle en flexibele (Agile) manier. Teams die elkaar in een kwartiertje updaten over ieders werkzaamheden en dan weer aan het werk gaan. Snel toegang hebben tot informatie is dan van belang, inclusief het opvolgen van beslissingen en taken. Iedere week, of zelfs dag, weer. Ook bij Decos doen we dat, en daar gebruiken we Minute voor, omdat het ons die snelheid geeft.

Agenderen is juist ingericht voor de meer complexere vergaderingen. Snelheid is hier minder van belang, maar gedegenheid en veiligheid zijn essentieel. Daarom legt Agenderen meer focus op rechten en protocollen van gebruikers en het voorbereidende werk dat een vergadering vraagt. Een secretaris kan bijvoorbeeld eerst een conceptvergadering klaarzetten om dit vervolgens te laten controleren.

Het beste van twee werelden

De twee applicaties hebben dus echt twee verschillende doelen en worden op verschillende manieren gebruikt, daarom bieden we ze apart aan. Maar we zijn ook bezig met het combineren van de twee. We pakken de sterkste punten van beide oplossingen, en combineren die in één overzichtelijke module die geschikt is voor beide doeleinden. Want sommige stand-ups mogen wel wat gedegener, terwijl sommige raadsvergaderingen wel wat sneller kunnen.

Benieuwd naar de ontwikkelingen rondom deze integratie? Of wil je meer weten over Minute of Agenderen? Hou de nieuwsbrief en onze social channels (Twitter, YouTube, Facebook) in de gaten voor het laatste nieuws hierover, én onze andere innovaties! Of neem gerust contact met ons op via info@decos.com, we horen het graag!



Succesvol verzonden

Je bericht is succesvol verzonden.

Niet verzonden

Helaas hebben we het bericht dat je wilt versturen niet succesvol kunnen verwerken. Klik hier om het formulier opnieuw te openen.